自雇小生意如何才能记好账？

老一点的移民都知道，北美这些年不断地发生危机，如近十年就有IT危机、911危机和2008年的金融危机三次大的经济危机。经济危机中，最令政府头痛的事情之一是高的失业率。政府减少失业的办法很多，其中主要的两个办法就是，制定各种经济的政策，甚至是直接从政府兜里拿出钱来，鼓励年轻人回到学校学习，增加他们的就业能力和技能；另外一个就是鼓励人们去做小生意，自己雇自己。所以每次经济危机来临时就会出现“二多”：其一是回学校上学的人多了；其二是做小生意的人多了。所以很多新移民会发现，多伦多真正的华人大企业很少，很多都是几个人一个公司，也就是通常说的小生意。

华人经营的小生意大多数都是民生行业，即老百姓日常消费行业。如便利店、中餐馆、酒吧、西餐馆、进出口、保健按摩等。

在加拿大做生意市场小、客流少，小生意要想多赚钱，必须把好报税和交税这一关。要做到合理避税，就要记好账，以便专业会计师报税有依据。

   俗话说：好记性不如烂笔头，要做到清楚、准确，就必须及时记录下各种收入和费用对自雇或小生意成功起到至关重要的作用。现在，一般都用电脑来记账，也有人仍然用薄记。这两种方法都有一点是很重要的，那就是完整地保存各种票据和准确无误地记账。

   首先，要分清楚收入来源。当小生意有不止一种收入来源时，好的收入记录能帮助经营者识别不同的收入来源。对于有些不是生意的收入，除非能提供确切的证明，否则将无法证明这些收入是不需要交税的。

   其次，要分清楚经营过程中发生的费用。详细的费用记录能够在报税的时候专业会计会将所有应扣的费用从收入中减去，从而减少净利润。

   再次，财务记账可以帮助经营者分析自己的经营状况，进行经营决策。好的记录能够更好地显示公司过去和现在的财政状况，同时还可对所经营的产品进行ABC类分析，明辨那种商品为自己带来的收益高、走货大，以便更好地进行产品调整。

  第四，好的记录还能够帮助经营者进行预算，制定企业发展战略，并在需要时更好地得到银行和贷款机构的资金帮助。

最后，好的记录可以帮助公司顺利通过税局审计。好的记录可以为报税材料的真实性提供有力的证据。

但如何记录生意收入呢？经营者应该对生意的毛收入进行跟踪记录。毛收入是指没有减去货物成本和各种费用之前的全部生意收入。收入记录的要素包括日期、收入和收入来源。经营者还应该记录自己收到的是现金、实物还是服务。每一项收入都要有原始的单据作为依据，如销售发票、汽车加油票、收银机的打印小条、广告收据、病人登记、合同等等。

  那么具体来讲，应如何记录生意费用？  

无论生意大小，最基本的账目分为五个大类：收入和费用（revenue & expenses），现金出入（cash expenditures）、库存（inventory records）、应收账（accounts receivable）和应付账（accounts payable）。

当购买任何生意所需的物品和服务时，一定要保存好所有的收据。收据上面必须显示，购买的日期，供应商的名字和地址，购买人的名字和地址，所购物品或服务的详细描述。根据这些收据就可以进行费用记录了，记录时应就实际情况对费用做出大致的分类。 

   要养成每日记账的好习惯。有些人生意一忙就忘了记账，等过了很长时间来补，这样容易出错。

为了确保查找方便，建议将收入和费用记录与各种发票、收据、银行存款收据、支票票根、银行对账单及退回的支票放在一起妥善保存。

尽管在报税时不需要提供各种票据，但这些票据仍需保存至少六至七年，以备税局审查税之用。如果提供不出所支付费用的凭据，税局有权认为经营者不可以抵扣这些费用。那么将很可能面临补交税和支付罚款和利息的问题。

  加拿大启明会计师事务所专门为小生意进行报税及建账服务，如有需求可来电咨询。

 若对本文有兴趣或有问题需要探讨,请电启明会计师事务所： 416-498-1988。